Événementiel et horeca

Chaque demande traiteur a son offre chiffrée. Sans rien retaper.

Les demandes arrivent, les offres partent, la cuisine reçoit sa feuille de route. Votre équipe vérifie et valide. Recopier, trier, recalculer : tout cela est fait à sa place.

Démarrer votre audit gratuitTout commence par un court appel. Vous repartez avec votre Carte des Opportunités.

Ça vous parle ?

Où passe votre temps aujourd'hui.

01
Retaper l'offre de chaque traiteur
Chaque partenaire envoie son propre PDF ou fichier Word. Quelqu'un le recopie dans votre modèle, ajoute la commission et les conditions, puis recommence tout dès que le nombre d'invités change.
02
Une seule boîte mail partagée pour toutes les demandes
Clients événementiels, exposants, traiteurs, questions de paiement : tout arrive dans la même boîte mail. Quelqu'un doit tout trier à la main avant que l'équipe puisse répondre.
03
La feuille de route est refaite pour chaque équipe
Une fois l'événement confirmé, l'offre est réécrite en quantités pour la cuisine, en horaires pour la logistique et en effectifs pour le service. Au moindre changement tardif, tout est à refaire.

Cas d'usage

Quelques tâches que nous pourrions prendre en charge pour vous.

Réalisable: Conçu pour votre secteur. Cadré avec vous après l'audit.

01Réalisable

De la demande traiteur au projet d'offre chiffrée

Aujourd'hui

Une demande arrive dans la boîte mail partagée. Vous consultez deux ou trois traiteurs, attendez leurs offres, recopiez chacune dans votre modèle et calculez les prix ligne par ligne à partir de la grille tarifaire Excel. Puis le client change le nombre d'invités et vous recommencez.

Avec le système

La demande est lue et l'offre du traiteur est extraite de la pièce jointe. Elle est reprise dans votre modèle, avec votre commission, vos conditions et vos règles de prix déjà appliquées. Si le nombre d'invités change, un nouveau projet d'offre est préparé. Rien n'est envoyé au client sans la validation d'une personne de votre équipe.

02Réalisable

Tri des demandes dans la boîte mail partagée

Aujourd'hui

Une personne ouvre chaque e-mail pour comprendre de quoi il s'agit : un nouvel événement, une commande d'exposant, une question de traiteur, une facture. Les messages urgents attendent derrière tous les autres.

Avec le système

Chaque e-mail est trié dès son arrivée et transmis à la bonne personne. Les clients qui reviennent sont reconnus. Pour les demandes courantes, un projet de réponse est prêt à être vérifié. Tout ce qui n'est pas clair est signalé à quelqu'un de l'équipe : le système ne devine jamais.

03Réalisable

Une feuille de route par équipe, tirée de l'offre confirmée

Aujourd'hui

Une semaine avant l'événement, les chiffres sont confirmés. Quelqu'un retranscrit l'offre en liste pour la cuisine, en déroulé pour la logistique et en plan de personnel pour le service, à la main, dans trois fichiers différents.

Avec le système

L'offre confirmée devient une feuille de route par équipe : les quantités pour la cuisine, les horaires pour la logistique, les effectifs pour le service. Un changement de dernière minute met les trois à jour. Votre équipe relit et envoie.

04Réalisable

Réponses aux questions des exposants et des invités

Aujourd'hui

Les mêmes questions reviennent à chaque édition. Délais de commande, contenu des formules, fonctionnement de la boutique en ligne, adresse de livraison. Il faut répondre à chacune à la main.

Avec le système

Les réponses sont préparées à partir de vos conditions, de vos formules et de vos réponses passées, dans votre style. Les petites commandes sont orientées vers la boutique en ligne. Les questions de paiement et tout sujet délicat sont transmis directement au bon collègue.

05Réalisable

Changements d'horaires transmis aux fournisseurs et au personnel

Aujourd'hui

Le nombre d'invités évolue, les horaires changent, et quelqu'un appelle ou écrit à chaque traiteur et à chaque chef d'équipe pour faire passer l'information. Des délais de commande sont oubliés.

Avec le système

Quand un événement change, les personnes concernées reçoivent la mise à jour, avec les nouveaux chiffres et les nouveaux horaires. Les traiteurs reçoivent un rappel des délais avant que cela ne pose problème. Plus rien ne se perd entre un groupe WhatsApp et un fichier Excel.

06Réalisable

Relance après l'événement et nouvelle réservation

Aujourd'hui

Un événement se termine, le suivant commence déjà. Remerciements, demande d'avis, procédure de retour pour les traiteurs, réservation de l'an prochain : tout attend que quelqu'un ait un après-midi de libre.

Avec le système

Après chaque événement, le client reçoit un remerciement et une courte demande d'avis. Les traiteurs reçoivent la procédure de retour. Les clients qui reviennent reçoivent une offre anticipée pour la prochaine édition, préparée et soumise à votre validation.

Audit gratuit

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Pendant l'audit gratuit, nous voyons comment votre entreprise fonctionne aujourd'hui, nous reprenons les idées de cette page et celles que vous apportez, et nous cherchons le travail que l'IA peut reprendre. Vous repartez avec votre Carte des Opportunités : chaque opportunité trouvée, classée selon ce qu'elle peut vous rapporter.

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